Confidentialité — Groovedesk

Qui nous sommes

Groovedesk est exploité par 9516-8555 Québec Inc. (Mega Labs Industries), 1619, rue William, bureau 201A, Montréal (Québec) H3J 1R1, Canada. Nous décidons de l’utilisation des renseignements décrits ici, ce qui fait de nous l’entreprise qui en est responsable.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est Francis di Stasio. Vous pouvez le joindre à contact@groovedesk.io ou à l’adresse postale ci-dessus. C’est la seule adresse nécessaire pour tout ce qui figure sur cette page, et elle est surveillée.

Parce que nous offrons cette liste d’attente à des personnes situées dans l’Union européenne et au Royaume-Uni sans y être établis, nous devons avoir un représentant dans chacun de ces territoires. Nous avons retenu DataRep pour les deux. Leur désignation est en cours et nous publierons ici leurs noms et adresses dès qu’elle sera complétée. D’ici là, écrivez à contact@groovedesk.io et nous traiterons votre demande nous-mêmes.

Ce que cet avis couvre

Trois choses, et elles fonctionnent différemment :

Ce site Web et la liste d’attente — l’inscription, les courriels que nous vous envoyons et l’offre de parrainage.
L’application Groovedesk — votre compte, et le travail que votre équipe accomplit dans un espace de travail.
Les appels que vous planifiez avec nous — la conversation et les notes que nous en tirons.

Une distinction importe d’un bout à l’autre. Pour votre compte et pour votre utilisation de l’application, c’est nous qui décidons du sort des renseignements : vous vous adressez donc à nous. Pour le travail que votre équipe met dans un espace de travail, c’est l’entreprise propriétaire de cet espace qui décide, et nous agissons selon ses instructions. Si vous souhaitez faire rectifier ou supprimer ce contenu, c’est le propriétaire de l’espace de travail qui peut nous le demander. Nous l’aiderons à le faire, et nous vous dirigerons vers lui si vous nous écrivez directement.

Ce que nous recueillons

Lorsque vous vous inscrivez à la liste d’attente

Lors de votre inscription, nous recueillons votre nom, votre adresse courriel, votre entreprise, la taille de votre équipe et votre permission par courriel, y compris le moment et la façon dont vous l’avez donnée.

Nous consignons le moment de l’inscription, l’état de livraison des courriels et de désabonnement, l’activité de parrainage, ainsi que les renseignements de campagne contenus dans le lien que vous avez suivi. Les contrôles antipourriel traitent votre adresse IP et les détails de la requête; les contrôles de parrainage conservent un signal d’adresse IP haché. Notre hébergeur conserve des journaux de serveur à court terme pouvant contenir des adresses IP et des détails de requête; ils sont conservés jusqu’à 30 jours.

Si vous créez plus tard un compte Groovedesk avec la même adresse courriel, nous relions votre dossier de liste d’attente à ce compte et notons le moment où cela s’est produit. Cela nous sert à vous accorder la durée d’essai que vous avez obtenue et à savoir que votre place sur la liste a été utilisée.

Lorsque vous utilisez l’application

Votre compte. Votre nom, votre adresse courriel et votre mot de passe. Le mot de passe est conservé sous forme hachée, ce qui signifie que nous ne pouvons pas le lire. Si un espace de travail vous a invité, le dossier d’invitation contenant votre adresse courriel.

Ce que votre équipe met dans Groovedesk. Les sorties, les tâches, les plans de mise en marché, les fichiers que vous téléversez et tout ce qui est saisi dans l’application. Les fichiers téléversés sont analysés à la recherche de virus.

Les renseignements d’identité dans les dossiers d’artistes et d’équipe. Une partie de ce que les équipes musicales doivent suivre est véritablement sensible : numéros de passeport, nationalité, lieu et date de naissance, identifiants fiscaux et adresses résidentielles, utilisés pour les tournées, les déplacements et les paiements. Ces champs sont chiffrés là où ils sont conservés, ils sont exclus des statistiques, et les parties de l’écran qui les affichent sont bloquées dans les enregistrements de session plutôt que simplement masquées.

Votre utilisation de l’application. Les écrans que vous ouvrez, les fonctions que vous utilisez et les erreurs rencontrées par l’application. Nous n’enregistrons ni les pages vues en général, ni les clics individuels, ni la sortie de la console. Votre adresse IP est écartée avant que les données d’utilisation ne soient conservées.

Enregistrements de session. Dans certaines parties de l’application, un enregistrement de l’évolution de l’écran pendant que vous l’utilisez. Tout ce que vous saisissez et tout le texte à l’écran sont masqués : un enregistrement montre la disposition, la navigation et les interactions, et non votre contenu. Nous nous en servons pour repérer les anomalies et voir où l’application prête à confusion, et seule l’équipe de Groovedesk peut les visionner. L’enregistrement peut être désactivé pour tout un espace de travail.

Extraits vocaux. Si vous utilisez la dictée, l’audio est envoyé pour transcription et le texte revient dans le champ que vous remplissiez. L’audio n’est conservé ni par nous ni par le service qui le transcrit. Ce que vous enregistrez ensuite est conservé comme tout ce que vous saisissez.

Nous ne demandons pas de renseignements de paiement pour la liste d’attente, et nous ne demandons à personne d’identifiants gouvernementaux ni aucun renseignement sensible comme des données de santé ou biométriques pour nos propres fins. Veuillez ne pas nous en transmettre.

Pourquoi nous les utilisons, et sur quel fondement juridique

Lorsque la loi sur la protection des données exige que nous précisions un fondement juridique, voici ceux sur lesquels nous nous appuyons :

Votre consentement — vous envoyer les mises à jour de la liste d’attente, les invitations à l’accès anticipé et les nouvelles du produit Groovedesk, et déposer des témoins facultatifs d’analyse ou de marketing. Dans l’application, le consentement vise aussi les statistiques de produit qui mémorisent votre navigateur et l’enregistrement de session. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, et ce retrait n’a pas d’effet sur ce que nous avons fait auparavant.
L’exécution de notre contrat avec vous — faire fonctionner l’application pour vous et votre espace de travail, maintenir votre compte en état de marche et percevoir le paiement d’un abonnement.
Nos intérêts légitimes — conserver votre place sur la liste, prévenir les pourriels et les abus de parrainage, assurer la sécurité du site Web et de l’application, mesurer l’intérêt suscité par nos campagnes, comprendre quelles parties du produit fonctionnent, et examiner les renseignements sur l’entreprise et l’équipe afin que les fondateurs puissent faire un suivi pertinent. Nous soupesons ces intérêts par rapport aux vôtres, et vous pouvez vous y opposer.
Nos obligations légales — conserver le minimum nécessaire pour respecter un désabonnement, pour démontrer que la permission a été donnée, et pour conserver les pièces de facturation aussi longtemps que la loi fiscale l’exige.

Nous utilisons les commentaires et les renseignements d’inscription pour améliorer notre site Web, notre produit et l’expérience client. L’inscription ne crée pas de compte, d’abonnement, de mode de paiement ni de période d’essai en cours. Nous n’écrivons pas aux personnes que vous parrainez à moins qu’elles ne s’inscrivent elles-mêmes.

Si vous préférez ne pas les fournir

Chaque champ du formulaire d’inscription est nécessaire pour vous ajouter : l’adresse courriel pour vous joindre au sujet de votre place, et votre nom, votre entreprise et la taille de votre équipe pour préparer un accès anticipé pertinent et déterminer l’ordre des invitations. Si vous préférez ne pas les fournir, ne vous inscrivez pas à la liste d’attente — vous pouvez nous écrire, et vous pouvez tout de même consulter l’ensemble du site Web.

Dans l’application, votre nom et votre adresse courriel sont nécessaires pour avoir un compte. La dictée et l’enregistrement de session ne le sont pas : la dictée ne se déclenche que si vous la choisissez, et l’enregistrement peut être désactivé pour tout votre espace de travail.

Témoins et choix

Les témoins d’analyse et de marketing sont facultatifs et constituent des choix distincts, et les refuser n’empêche pas de rejoindre la liste d’attente. Leur réglage de départ dépend de l’endroit où vous vous trouvez. Dans l’Espace économique européen, au Royaume-Uni, en Suisse et au Québec, les deux sont désactivés au départ, et aucun élément facultatif ne se charge tant que vous ne l’avez pas activé. Nous faisons de même lorsque nous ne pouvons pas déterminer où vous vous trouvez. Ailleurs, les deux sont activés au départ, et vous pouvez désactiver l’un ou l’autre à tout moment. Si votre navigateur envoie un signal Global Privacy Control, le marketing est désactivé au départ, où que vous soyez. Vous pouvez modifier vos choix à tout moment au moyen de « Choix de confidentialité » sur cette page ou de « Paramètres des témoins » dans le pied de page.

Pour choisir le bon réglage de départ, notre serveur estime votre pays, et au Canada votre province, à partir de votre adresse IP, au moyen d’une base de données de localisation qu’il détient lui-même. Rien n’est transmis à qui que ce soit pour cela, et le résultat n’est pas conservé. Ce produit comprend des données GeoLite créées par MaxMind, disponibles à l’adresse https://www.maxmind.com.

Le stockage nécessaire du navigateur mémorise ce choix et garde privée votre session de liste d’attente. Notre contrôle antipourriel ne se charge qu’au moment où vous soumettez le formulaire. Si vous retirez la permission de suivi, la page se recharge afin d’arrêter les balises déjà en cours d’exécution. Lorsque le stockage du navigateur est disponible, les entrées du formulaire sont conservées brièvement dans cet onglet le temps du rechargement, puis supprimées.

Lorsqu’ils sont activés, l’analyse mesure les visites et les actions liées à la liste d’attente, et les partenaires marketing mesurent les campagnes et reconnaissent les visites. Nous excluons les réponses du formulaire, les noms, les adresses courriel et les liens privés de désabonnement des événements d’analyse du site Web. Votre inscription compte tout de même dans nos propres rapports sur la liste d’attente si vous refusez les témoins.

L’application pose la question séparément. Les statistiques de produit qui mémorisent votre navigateur, ainsi que l’enregistrement de session, ne démarrent pas tant que vous n’avez pas répondu. Un refus arrête tout cela dans votre navigateur, et vous pouvez changer d’avis dans les paramètres de votre compte. Accepter les conditions de l’application ne constitue pas ce consentement, et un refus ne limite pas votre accès au produit.

Une petite quantité de renseignements sur l’utilisation du produit nous parvient de nos propres serveurs plutôt que de votre navigateur, et désactiver le choix côté navigateur ne l’arrête pas, parce que c’est ainsi que nous gardons le service fonctionnel et savons quoi corriger. Cela utilise un identifiant de compte interne et une liste fixe d’événements, jamais ce que vous saisissez. Si vous préférez ne pas y être inclus, écrivez-nous et nous l’arrêterons pour votre compte.

Qui d’autre y a accès

Pour le site Web et la liste d’attente, nous utilisons Railway pour l’hébergement, notre propre serveur applicatif pour les dossiers d’inscription, Resend pour les courriels, Copper pour le suivi des fondateurs, et Cloudflare Turnstile pour la protection contre les pourriels. Cloudflare explique ce que recueille le contrôle antipourriel dans son addenda de confidentialité Turnstile. Lorsque les témoins facultatifs sont activés, nous utilisons aussi Google Tag Manager, et les balises peuvent inclure Google Analytics, Google Ads, Meta, LinkedIn et X. Si vous planifiez un appel avec nous, cela passe par la prise de rendez-vous de Google Calendar, et Notion transcrit l’appel.

Pour l’application, nous utilisons Railway pour le serveur applicatif et la base de données, Tigris pour les fichiers que vous téléversez, Vercel pour servir l’application elle-même, PostHog pour les statistiques de produit et les enregistrements de session, Groq pour transcrire la dictée, et OpenRouter pour acheminer la génération de plans de mise en marché vers un fournisseur de modèle, actuellement OpenAI. Resend envoie les courriels liés au compte, comme la vérification de l’adresse.

Nos fournisseurs d’hébergement, d’infrastructure, de stockage de fichiers, de courriel, de gestion des relations clients, de protection contre les pourriels, de transcription et de statistiques agissent selon nos instructions et ne peuvent pas utiliser vos renseignements à leurs propres fins. Nous avons une entente écrite de traitement des données avec chacun d’eux. Les partenaires publicitaires font exception : lorsque les témoins de marketing sont activés, ils utilisent aussi ce qu’ils reçoivent pour leurs propres activités publicitaires, et pas uniquement pour les nôtres. C’est pourquoi le marketing est un choix distinct, que vous pouvez désactiver séparément. Nous mettrons cette liste à jour avant d’ajouter un fournisseur.

Les fonctions d’intelligence artificielle, précisément. La génération de plans de mise en marché envoie le texte nécessaire à OpenRouter, qui le transmet au fournisseur de modèle. La dictée envoie votre audio à Groq. Les deux ne se déclenchent que si vous le demandez. Ni l’acheminateur ni le fournisseur de modèle ne peuvent utiliser ce que nous envoyons pour entraîner leurs modèles, nous avons choisi des réglages qui excluent les fournisseurs qui le feraient, et le service de transcription est configuré pour ne rien conserver. Le fournisseur de modèle conserve un court journal de surveillance des abus, jusqu’à 30 jours. Les plans générés sont des ébauches et peuvent comporter des erreurs; vérifiez-les avant d’agir.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels contre de l’argent, et nous ne le ferons jamais. Lorsque les témoins de marketing sont activés, des partenaires publicitaires reçoivent des renseignements d’une manière que certaines lois d’États américains qualifient de « partage » ou de « publicité ciblée ». Vous pouvez désactiver cela à tout moment dans « Choix de confidentialité » ou dans « Paramètres des témoins » au pied de la page, et un signal Global Privacy Control envoyé par votre navigateur le maintient désactivé.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements si la loi l’exige, ou pour établir ou défendre un droit en justice.

Si vous planifiez un appel

Nous transcrivons les appels planifiés à partir de ce site afin de prendre des notes exactes et d’assurer un suivi adéquat. Aucun enregistrement audio n’est réalisé. Nous vous le disons au début de l’appel, et vous pouvez nous demander de ne pas le transcrire — l’appel a lieu dans les deux cas. La loi canadienne permet à une personne qui participe à une conversation de l’enregistrer, mais nous vous le demandons quand même, parce qu’être transcrit devrait être votre choix et non une surprise.

Un appel en dit plus sur votre travail que le formulaire d’inscription : le fonctionnement de votre maison de disques, vos projets, les personnes avec qui vous travaillez. Nous utilisons la transcription et les notes pour faire un suivi avec vous et pour comprendre les besoins des équipes musicales. Nous ne nous en servons pas pour vous faire de la publicité et nous ne les communiquons pas à l’extérieur de Groovedesk.

Nous ne conservons aucun enregistrement de votre voix. Notre outil de prise de notes transcrit l’appel, rédige les notes dont nous avons besoin, puis supprime la transcription. Ce que nous conservons, c’est notre propre résumé. La transcription passe par Notion, aux États-Unis, et Notion fait appel à OpenAI et à Anthropic pour traiter le texte. Notre entente avec Notion ne leur permet, à eux et à leurs fournisseurs, de s’en servir que pour exécuter le service pour nous, et à aucune fin qui leur soit propre.

Où vont vos renseignements

Nous sommes établis au Québec, et nos fournisseurs traitent des renseignements dans d’autres pays. La livraison des courriels et le suivi des fondateurs sont assurés aux États-Unis, la protection contre les pourriels fonctionne sur un réseau mondial, et notre hébergement se trouve aux États-Unis. Lorsque les statistiques ou le marketing sont activés, ces fournisseurs se trouvent eux aussi aux États-Unis. Pour l’application, le serveur applicatif, la base de données et les fichiers téléversés se trouvent aux États-Unis, les statistiques de produit et les enregistrements de session dans l’Union européenne, et la dictée ainsi que la génération de plans de mise en marché sont traitées aux États-Unis.

Lorsque nous communiquons des renseignements à l’extérieur de l’Espace économique européen, du Royaume-Uni ou du Québec, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, sur l’addenda du Royaume-Uni, ou sur un pays reconnu par l’autorité compétente comme offrant une protection équivalente.

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée au Québec avant toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec est terminée et conservée. Vous pouvez nous demander une copie des garanties sur lesquelles nous nous appuyons.

Combien de temps nous les conservons

Nous conservons vos renseignements tant que nous en avons besoin pour les raisons ci-dessus, et pas plus longtemps. Concrètement :

La liste d’attente

Membres inscrits — conservés tant que vous êtes sur la liste et que nous vous envoyons les mises à jour que vous avez demandées.
Si vous vous désabonnez ou si nous ne pouvons plus vous joindre — votre dossier d’inscription est supprimé dans les 30 jours. Cela vise aussi les adresses qui rebondissent et les personnes qui signalent nos courriels comme pourriels. Nous conservons uniquement votre adresse courriel et le fait que vous vous êtes désabonné, parce que cela nous est nécessaire pour respecter votre choix.
Si vous avez des jours de parrainage inutilisés — nous conservons le minimum nécessaire pour les honorer, même après votre désabonnement, parce que nous vous les avons promis. Nous supprimons ce dossier une fois ces jours ajoutés à votre essai, ou après la période de 24 mois ci-dessous si vous ne donnez pas suite à votre invitation. C’est le seul cas où nous conservons un dossier de liste d’attente après votre désabonnement.
Si vous cessez toute interaction — si nous vous avons écrit et que vous n’avez rien ouvert ni cliqué depuis 36 mois, nous supprimons votre dossier. Si nous ne vous avons pas écrit, nous ne vous le reprochons pas, ce qui peut nous amener à conserver votre dossier plus longtemps.
Si la liste d’attente prend fin pour vous — une fois Groovedesk lancé, si vous n’avez pas donné suite à votre invitation, nous supprimons ou anonymisons votre dossier après 24 mois.

Votre compte et votre espace de travail

Tant que votre compte est ouvert — conservé aussi longtemps que vous en avez un.
Si vous fermez votre compte — la fermeture met fin à votre accès. Elle n’efface pas en elle-même ce qui est conservé, parce que la raison habituelle pour laquelle on nous écrit ensuite est de demander à le récupérer. Nous conservons le compte pour que le soutien puisse le rouvrir pendant 12 mois, puis nous le réexaminons et effaçons l’identité du compte, sauf s’il existe une raison précise de conserver certains éléments, que nous notons avec la date du prochain réexamen.
Si vous voulez que vos renseignements soient effacés plus tôt — écrivez-nous : nous évaluons la demande dès sa réception plutôt que selon un calendrier fixe, et nous vous dirons ce que nous pouvons et ne pouvons pas retirer.
Le travail dans un espace de travail partagé — reste avec l’espace de travail, parce qu’il appartient à l’entreprise qui en est propriétaire et non à une seule personne. Vous retirer d’un espace de travail ne supprime pas les sorties et les tâches que l’équipe a réalisées ensemble.
Les pièces de facturation — conservées aussi longtemps que la loi fiscale l’exige, c’est-à-dire plus longtemps que le compte lui-même.

Le reste

Appels que vous avez planifiés — aucun enregistrement audio n’est conservé, et la transcription est supprimée une fois nos notes rédigées. Nous conservons notre propre résumé de la discussion.
Journaux de sécurité et de serveur — conservés par notre hébergeur jusqu’à 30 jours, puis supprimés.
Statistiques du site, lorsqu’elles sont activées — Google Analytics conserve les événements de votre visite pendant 2 mois, et l’identifiant qui relie vos visites entre elles pendant 14 mois, comptés à partir de votre dernière visite plutôt que de la première. Si les statistiques restent désactivées, rien de tout cela n’est recueilli.
Statistiques de produit dans l’application — les événements d’utilisation sont conservés jusqu’à 7 ans et les enregistrements de session pendant 30 jours, par le fournisseur de statistiques.
Copies de sauvegarde de la base de données — une copie de la base de données est prise chaque jour et six sont conservées : une sauvegarde a donc au plus environ six jours avant d’être écrasée.

Toutes les suppressions ci-dessus sont automatiques et exécutées selon un calendrier. Les deux périodes de statistiques font exception : ce sont des réglages internes au produit de Google, que Google applique lui-même plutôt que notre système. Lorsque nous supprimons votre dossier, nous supprimons aussi les copies détenues par notre fournisseur de courriel et notre outil de gestion des relations clients. Les renseignements anonymisés — des dénombrements et des tendances qui ne permettent plus de vous identifier — peuvent être conservés par la suite pour nos propres recherches.

Il faut être clair au sujet des sauvegardes. Lorsque nous effaçons quelque chose, cela disparaît immédiatement du système en service, mais une sauvegarde prise auparavant le contient encore. Nous ne modifions pas les sauvegardes : elles sont écrasées selon le cycle ci-dessus. Effacer quelque chose atteint donc toutes les copies en environ une semaine, et non le jour même.

Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez nous demander une copie de vos renseignements, leur rectification, leur suppression, la limitation de leur utilisation, ou leur transmission à vous-même ou à une autre organisation dans un format portable. Vous pouvez retirer votre permission à tout moment, et vous pouvez vous opposer aux utilisations fondées sur nos intérêts légitimes.

Écrivez à contact@groovedesk.io pour faire une demande. Nous répondrons dans le délai prévu par la loi de votre lieu de résidence, et nous ne vous facturerons rien et ne vous traiterons pas différemment parce que vous avez fait une demande. Nous pourrions devoir vérifier votre identité au préalable. Il n’existe pas de téléchargement en libre-service : nous préparons votre copie à la main, ce qui est plus lent, mais nous permet de vérifier que nous remettons les bons renseignements à la bonne personne.

Si la demande porte sur le travail effectué dans un espace de travail auquel vous appartenez, nous vous le dirons et nous aiderons le propriétaire de l’espace de travail à y donner suite, parce que ce contenu relève de lui et non de nous.

Si vous êtes insatisfait de la façon dont nous avons traité votre demande, vous pouvez porter plainte auprès de votre autorité de protection des données. Dans l’Espace économique européen, il s’agit de l’autorité de contrôle de votre lieu de résidence ou de travail; au Royaume-Uni, de l’Information Commissioner’s Office; au Québec, de la Commission d’accès à l’information; ailleurs au Canada, du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Vous pouvez aussi vous adresser aux tribunaux.

Décisions automatisées

Nous ne prenons pas à votre sujet de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait un effet juridique ou un effet important comparable. Les contrôles antipourriel et de parrainage peuvent signaler une inscription, et le type d’adresse courriel que vous utilisez est l’un des signaux internes dont nous tenons compte pour l’ordre des invitations, mais une personne examine tout ce qui touche votre accès. Les fonctions d’intelligence artificielle rédigent des ébauches que vous modifiez; elles ne décident rien à votre sujet.

Permission par courriel

La permission par courriel est distincte du suivi sur le site Web, et l’une n’implique pas l’autre. Utilisez le lien de désabonnement présent dans tout courriel de la liste d’attente pour cesser les mises à jour, ou écrivez-nous. Nous y donnons suite rapidement et ne conservons que le dossier de désabonnement nécessaire pour le respecter. Les courriels que nous envoyons parce que vous avez un compte, comme la confirmation de votre adresse ou l’avis d’un paiement, font partie de l’exécution du service et ne cessent pas lorsque vous vous désabonnez des mises à jour.

Modifications de cet avis

Nous mettrons cet avis à jour lorsque la liste d’attente, l’application ou nos pratiques en matière de données changeront. Si une modification touche de façon importante l’utilisation de vos renseignements, nous en informerons par courriel les membres de la liste d’attente et les titulaires de compte avant son entrée en vigueur. La date indiquée en haut correspond à la version actuelle.