Confidentialité | Groovedesk

Qui nous sommes

Groovedesk est exploité par 9516-8555 Québec Inc. (Mega Labs Industries), 1619, rue William, bureau 201A, Montréal (Québec) H3J 1R1, Canada. Nous décidons de l’utilisation des renseignements décrits ici, ce qui fait de nous l’entreprise qui en est responsable.

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est Francis di Stasio. Pour tout ce qui figure sur cette page, écrivez à contact@groovedesk.io ou à l’adresse ci-dessus.

Comme nous offrons la liste d’attente dans l’Union européenne et au Royaume-Uni sans y être établis, nous devons avoir un représentant dans chacun de ces territoires. Nous avons retenu DataRep pour les deux. Leur désignation est en cours; nous publierons ici leurs noms et adresses dès qu’elle sera complétée. D’ici là, écrivez-nous directement.

Ce que cet avis couvre

Trois choses, qui fonctionnent un peu différemment :

Ce site Web et la liste d’attente : l’inscription, les courriels que nous vous envoyons et l’offre de parrainage.
L’application Groovedesk : votre compte, et le travail que votre équipe fait dans un espace de travail.
Les appels que vous planifiez avec nous : la conversation, son enregistrement s’il y en a un, et nos notes.

Une chose à garder en tête. Pour votre compte et votre utilisation de l’application, c’est nous qui décidons du sort de vos renseignements : c’est donc à nous que vous vous adressez. Le travail que votre équipe met dans un espace de travail appartient à l’entreprise qui en est propriétaire : c’est elle qui décide, et nous suivons ses instructions. Pour faire modifier ou supprimer ce contenu, adressez-vous au propriétaire de l’espace de travail. Nous l’aiderons à le faire.

Ce que nous recueillons

Lorsque vous vous inscrivez à la liste d’attente

Votre nom, votre adresse courriel, votre entreprise et la taille de votre équipe, ainsi que votre permission par courriel, avec le moment et la façon dont vous l’avez donnée.

Nous notons aussi le moment de votre inscription, si nos courriels vous parviennent et si vous vous êtes désabonné, votre activité de parrainage et les renseignements de campagne du lien que vous avez suivi. Notre contrôle antipourriel examine votre adresse IP et les détails de la requête, et notre contrôle de parrainage conserve une version hachée de votre adresse IP. Notre hébergeur conserve des journaux de serveur, qui peuvent contenir des adresses IP et des détails de requête, jusqu’à 30 jours.

Si vous créez plus tard un compte Groovedesk avec la même adresse courriel, nous relions votre dossier de liste d’attente à ce compte et notons quand, afin de vous accorder l’essai que vous avez obtenu et de savoir que votre place a été utilisée.

Lorsque vous utilisez l’application

Votre compte. Votre nom, votre adresse courriel et votre mot de passe. Le mot de passe est conservé sous forme hachée : nous ne pouvons pas le lire. Si un espace de travail vous a invité, nous conservons l’invitation avec votre adresse courriel. Si vous vous inscrivez ou vous connectez avec Google, nous recevons votre nom, votre adresse courriel, votre photo de profil et l’identifiant de votre compte Google, selon vos paramètres Google, pour vous connecter.

Le travail de votre équipe. Les sorties, les tâches, les plans de mise en marché, les fichiers que vous téléversez et tout ce que vous saisissez dans l’application. Les fichiers téléversés sont analysés à la recherche de virus.

Les renseignements personnels dans les dossiers d’artistes et d’équipe. Les équipes musicales gardent certains renseignements personnels pour les tournées, les déplacements et les paiements : adresses courriel et numéros de téléphone personnels, adresses résidentielles et de paiement, et numéros de programmes de fidélité aériens. Ces champs sont exclus des statistiques, et les parties de l’écran qui les affichent sont bloquées dans les enregistrements de session, pas seulement masquées.

Votre utilisation de l’application. Les écrans que vous ouvrez, les fonctions que vous utilisez et les erreurs rencontrées par l’application. Pas les pages vues en général, ni les clics individuels, ni la sortie de la console. Votre adresse IP est écartée avant que quoi que ce soit ne soit conservé.

Enregistrements de session. Dans certaines parties de l’application, nous enregistrons l’évolution de l’écran pendant que vous l’utilisez, pour repérer les anomalies et voir où l’application prête à confusion. Si vous avez accepté de partager vos données d’utilisation, un enregistrement peut inclure le texte à l’écran et ce que vous saisissez. Si les statistiques sont seulement activées par défaut là où vous êtes, tout cela est masqué : l’enregistrement montre la disposition et la navigation, pas votre contenu. Les mots de passe, les renseignements personnels des dossiers d’artistes ainsi que les pages de connexion et de facturation ne sont jamais enregistrés. Seule l’équipe de Groovedesk peut visionner les enregistrements, et ils peuvent être désactivés pour tout un espace de travail.

Extraits vocaux. Si vous utilisez la dictée, l’audio est envoyé pour transcription et le texte revient dans le champ. Ni nous ni le service de transcription ne conservons l’audio. Ce que vous enregistrez ensuite est conservé comme tout ce que vous saisissez.

Nous ne demandons pas de renseignements de paiement pour la liste d’attente. Nous ne demandons jamais d’identifiants gouvernementaux ni de renseignements sensibles (de catégorie particulière), comme des données de santé ou biométriques, pour nos propres fins : veuillez ne pas nous en transmettre.

Pourquoi nous les utilisons, et sur quel fondement juridique

Certaines lois sur la protection des données nous demandent de préciser un fondement juridique pour chaque utilisation. Les voici :

Votre consentement : les mises à jour de la liste d’attente, les invitations à l’accès anticipé et les nouvelles du produit par courriel, ainsi que les témoins facultatifs d’analyse ou de marketing. Dans l’application, il vise aussi les statistiques de produit qui mémorisent votre navigateur et l’enregistrement de session. Vous pouvez le retirer quand vous voulez; cela n’a pas d’effet sur ce que nous avons fait avant ce retrait.
Notre contrat avec vous : faire fonctionner l’application pour vous et votre espace de travail, maintenir votre compte en état de marche et percevoir le paiement d’un abonnement.
Nos intérêts légitimes : garder votre place sur la liste, prévenir les pourriels et les abus de parrainage, assurer la sécurité du site et de l’application, mesurer nos campagnes, comprendre quelles parties du produit fonctionnent, et examiner les renseignements sur l’entreprise et l’équipe pour que les fondateurs puissent faire un suivi lorsque c’est pertinent. Nous soupesons ces intérêts par rapport aux vôtres, et vous pouvez vous y opposer.
Nos obligations légales : conserver le minimum nécessaire pour respecter un désabonnement et démontrer que vous avez donné votre permission, et conserver les pièces de facturation aussi longtemps que la loi fiscale l’exige.

Nous utilisons aussi les commentaires et les renseignements d’inscription pour améliorer le site, le produit et le service à la clientèle. Nous n’écrivons jamais aux personnes que vous parrainez, à moins qu’elles ne s’inscrivent elles-mêmes.

Si vous préférez ne pas les fournir

Chaque champ du formulaire d’inscription est nécessaire : votre adresse courriel pour vous joindre, et votre nom, votre entreprise et la taille de votre équipe pour préparer l’accès anticipé et déterminer l’ordre des invitations. Si vous préférez ne pas les fournir, ne vous inscrivez pas; vous pouvez tout de même nous écrire.

Dans l’application, il faut un nom et une adresse courriel pour avoir un compte. La dictée et les enregistrements de session sont facultatifs : la dictée ne fonctionne que si vous l’utilisez, et les enregistrements peuvent être désactivés pour tout un espace de travail.

Témoins et choix

Les témoins d’analyse et de marketing sont facultatifs, et chacun est un choix distinct. Les refuser n’empêche pas de vous inscrire à la liste d’attente. Leur réglage de départ dépend de l’endroit où vous êtes. Dans l’Espace économique européen, au Royaume-Uni, en Suisse et au Québec, les deux sont désactivés au départ, et rien de facultatif ne se charge tant que vous ne l’avez pas activé. Nous faisons de même lorsque nous ne pouvons pas déterminer où vous êtes. Ailleurs, les deux sont activés au départ, et vous pouvez désactiver l’un ou l’autre à tout moment. Si votre navigateur envoie un signal Global Privacy Control, le marketing est désactivé au départ, où que vous soyez. Changez d’avis quand vous voulez avec « Choix de confidentialité » sur cette page ou « Paramètres des témoins » dans le pied de page.

Pour choisir le bon réglage de départ, notre serveur estime votre pays, et au Canada votre province, à partir de votre adresse IP, au moyen d’une base de données de localisation qu’il détient lui-même. Rien n’est transmis à qui que ce soit pour cela, et le résultat n’est pas conservé. Ce produit comprend des données GeoLite créées par MaxMind, disponibles à l’adresse https://www.maxmind.com.

Le stockage nécessaire du navigateur mémorise votre choix et votre session de liste d’attente. Notre contrôle antipourriel ne se charge qu’au moment où vous soumettez le formulaire. Si vous retirez la permission de suivi, la page se recharge pour arrêter ce qui est déjà en cours; lorsque votre navigateur le permet, ce que vous aviez saisi dans le formulaire est conservé dans cet onglet le temps du rechargement, puis effacé.

Lorsqu’ils sont activés, l’analyse mesure les visites et les actions liées à la liste d’attente, et les partenaires marketing mesurent les campagnes et reconnaissent les visites. Les réponses du formulaire, les noms, les adresses courriel et les liens privés de désabonnement n’entrent jamais dans l’analyse du site. Si vous refusez les témoins, votre inscription compte tout de même dans nos propres chiffres de la liste d’attente.

L’application suit la même règle. Dans l’Espace économique européen, au Royaume-Uni, en Suisse et au Québec, ainsi que lorsque nous ne pouvons pas déterminer où vous êtes, les statistiques de produit qui mémorisent votre navigateur et l’enregistrement de session restent désactivés, à moins que vous ne cochiez la case en créant votre compte ou que vous ne les activiez plus tard dans les paramètres de votre compte. Ailleurs, ils sont activés, et les désactiver dans les paramètres de votre compte arrête tout cela dans votre navigateur. L’application détermine la règle applicable à la création de votre compte, de la même façon que ci-dessus, et la conserve. Pour les comptes plus anciens, la règle est fixée à la prochaine visite et, dans les régions ci-dessus, l’application pose la question une fois. Accepter les conditions de l’application ne constitue pas ce consentement, et un refus ne limite jamais ce que vous pouvez faire dans l’application.

Quelques renseignements sur l’utilisation nous parviennent aussi de nos propres serveurs, et non de votre navigateur : le réglage du navigateur ne l’arrête donc pas. Nous en avons besoin pour garder le service fonctionnel et savoir quoi corriger. Cela utilise un identifiant de compte interne et une liste fixe d’événements, jamais ce que vous saisissez. Si vous préférez ne pas y être inclus, écrivez-nous et nous l’arrêterons pour votre compte.

Qui d’autre y a accès

Pour le site Web et la liste d’attente : Railway assure l’hébergement, notre propre serveur applicatif conserve les dossiers d’inscription, Resend envoie les courriels, Copper sert au suivi des fondateurs, et Cloudflare Turnstile protège contre les pourriels (Cloudflare explique ce qu’il recueille dans son addenda de confidentialité Turnstile). Lorsque les témoins facultatifs sont activés, nous utilisons aussi Google Tag Manager, avec des balises qui peuvent inclure Google Analytics, Google Ads, Meta, LinkedIn et X. Les appels sont planifiés avec Google Calendar, puis transcrits par Notion, ou enregistrés et transcrits par Fireflies.

Pour l’application : Railway fait fonctionner le serveur applicatif et la base de données, Tigris conserve les fichiers que vous téléversez, Vercel sert l’application, PostHog s’occupe des statistiques de produit et des enregistrements de session, Groq transcrit la dictée, et OpenRouter achemine les demandes de plans de mise en marché vers un fournisseur de modèle, actuellement OpenAI. Resend envoie les courriels liés au compte, comme la vérification de l’adresse.

Nos fournisseurs d’hébergement, d’infrastructure, de stockage de fichiers, de courriel, de gestion des relations clients, de protection contre les pourriels, de transcription et de statistiques agissent selon nos instructions et ne peuvent pas utiliser vos renseignements à leurs propres fins. Nous avons une entente écrite de traitement des données avec chacun d’eux. Les partenaires publicitaires font exception : lorsque les témoins de marketing sont activés, ils utilisent aussi ce qu’ils reçoivent pour leurs propres activités publicitaires. C’est pourquoi le marketing est un choix distinct, que vous pouvez désactiver séparément. Nous mettrons cette liste à jour avant d’ajouter un fournisseur.

Les fonctions d’intelligence artificielle. La génération de plans de mise en marché envoie le texte nécessaire à OpenRouter, qui le transmet au fournisseur de modèle. La dictée envoie votre audio à Groq. Les deux ne fonctionnent que si vous le demandez. Ni l’acheminateur ni le fournisseur de modèle ne peuvent entraîner leurs modèles avec ce que nous envoyons : nous avons choisi des réglages qui excluent les fournisseurs qui le feraient, et le service de transcription est configuré pour ne rien conserver. Le fournisseur de modèle conserve un court journal de surveillance des abus, jusqu’à 30 jours. Les plans générés sont des ébauches et peuvent comporter des erreurs : vérifiez-les avant d’agir.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels contre de l’argent, et nous ne le ferons jamais. Lorsque les témoins de marketing sont activés, des partenaires publicitaires reçoivent toutefois des renseignements d’une manière que certaines lois d’États américains qualifient de « partage » ou de « publicité ciblée ». Vous pouvez désactiver cela à tout moment dans « Choix de confidentialité » ou « Paramètres des témoins », et un signal Global Privacy Control le maintient désactivé.

Nous pouvons aussi communiquer des renseignements si la loi l’exige, ou pour établir ou défendre un droit en justice.

Si vous planifiez un appel

Nous transcrivons les appels planifiés à partir de ce site pour que nos notes soient exactes et notre suivi utile, et certains appels sont aussi enregistrés. Nous vous le disons au début, et vous pouvez nous demander de ne pas enregistrer ni transcrire. L’appel a lieu dans les deux cas.

Un appel en dit plus que le formulaire d’inscription : le fonctionnement de votre maison de disques, vos projets, les personnes avec qui vous travaillez. Nous utilisons nos notes pour faire un suivi et comprendre les besoins des équipes musicales, jamais pour vous faire de la publicité, et elles restent chez Groovedesk.

Nous utilisons l’un de deux outils de prise de notes. Notion transcrit l’appel et rédige des notes. Il traite le texte aux États-Unis et fait appel à OpenAI et à Anthropic pour le faire, et notre entente avec Notion ne leur permet, à eux et à leurs fournisseurs, de s’en servir que pour exécuter le service pour nous. Fireflies enregistre l’appel, le transcrit et rédige des notes, aux États-Unis également.

Nous conservons les enregistrements, les transcriptions et les notes d’appels sans date de fin fixe. Si vous souhaitez que les vôtres soient supprimés, écrivez-nous et nous les retirerons des deux outils.

Où vont vos renseignements

Nous sommes établis au Québec, et nos fournisseurs traitent des renseignements dans d’autres pays. Les courriels, le suivi des fondateurs, les enregistrements et notes d’appels ainsi que l’hébergement sont aux États-Unis, et la protection contre les pourriels fonctionne sur un réseau mondial. Lorsque les statistiques ou le marketing sont activés, ces fournisseurs se trouvent eux aussi aux États-Unis. Pour l’application, le serveur, la base de données et les fichiers téléversés sont aux États-Unis, les statistiques de produit et les enregistrements de session dans l’Union européenne, et la dictée ainsi que la génération de plans de mise en marché sont traitées aux États-Unis.

Lorsque des renseignements quittent l’Espace économique européen, le Royaume-Uni ou le Québec, nous nous appuyons sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, sur l’addenda du Royaume-Uni, ou sur un pays reconnu par l’autorité compétente comme offrant une protection équivalente. L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée exigée au Québec avant toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec est terminée et conservée. Vous pouvez nous demander une copie des garanties sur lesquelles nous nous appuyons.

Combien de temps nous les conservons

Nous conservons vos renseignements tant que nous en avons besoin pour les raisons ci-dessus, et pas plus longtemps. Concrètement :

La liste d’attente

Tant que vous êtes sur la liste : nous conservons votre dossier tant que vous êtes sur la liste et attendez votre invitation, que vous receviez encore nos mises à jour ou non.
Si vous vous désabonnez des mises à jour : vous restez sur la liste d’attente et nous vous enverrons quand même votre invitation quand ce sera votre tour. Nous cessons simplement les mises à jour. Pour quitter complètement la liste d’attente, demandez-nous d’effacer vos renseignements.
Si nos courriels vous reviennent : vous restez sur la liste d’attente. Si le rebond est permanent, nous cessons d’écrire à cette adresse, mais nous pourrions encore vous joindre autrement au sujet de votre invitation.
Si vous signalez nos courriels comme pourriels, ou si notre fournisseur de courriel refuse tout envoi à votre adresse : votre dossier d’inscription est supprimé dans les 30 jours. Nous conservons uniquement votre adresse courriel et le fait que vous vous y êtes opposé, afin de le respecter.
Si vous avez des jours de parrainage inutilisés : nous conservons le minimum nécessaire pour les honorer, même si vous signalez nos courriels comme pourriels, parce que nous vous les avons promis. Nous supprimons ce dossier une fois ces jours ajoutés à votre essai, ou après la période de 24 mois ci-dessous si vous ne donnez pas suite à votre invitation.
Si vous n’interagissez plus avec nos courriels : si nous vous avons écrit et que vous n’avez rien ouvert ni cliqué depuis 36 mois, nous supprimons votre dossier. Si nous ne vous avons pas écrit, cela ne compte pas contre vous, et nous pourrions conserver votre dossier plus longtemps.
Si vous ne donnez jamais suite à votre invitation : une fois Groovedesk lancé, nous supprimons ou anonymisons votre dossier après 24 mois.

Votre compte et votre espace de travail

Tant que votre compte est ouvert : nous le conservons.
Si vous fermez votre compte : vous perdez l’accès, mais rien n’est effacé tout de suite, car les gens reviennent souvent chercher leur travail. Notre équipe de soutien peut le rouvrir pendant 12 mois. Ensuite, nous effaçons l’identité du compte, sauf s’il existe une raison précise de conserver certains éléments, que nous notons avec une date de réexamen.
Si vous voulez qu’ils soient effacés plus tôt : écrivez-nous. Nous examinons chaque demande dès sa réception et vous disons ce que nous pouvons et ne pouvons pas retirer.
Le travail dans un espace de travail partagé : reste avec l’espace de travail, parce qu’il appartient à l’entreprise et non à une seule personne. Vous retirer d’un espace de travail ne supprime pas les sorties et les tâches que l’équipe a réalisées ensemble.
Les pièces de facturation : conservées aussi longtemps que la loi fiscale l’exige, soit plus longtemps que le compte lui-même.

Le reste

Appels : les enregistrements, les transcriptions et les notes sont conservés sans date de fin fixe. Demandez-le-nous et nous supprimerons les vôtres.
Journaux de sécurité et de serveur : conservés par notre hébergeur jusqu’à 30 jours.
Statistiques du site, lorsqu’elles sont activées : Google Analytics conserve les événements de votre visite pendant 2 mois, et l’identifiant qui relie vos visites pendant 14 mois, comptés à partir de votre dernière visite plutôt que de la première. Si les statistiques restent désactivées, rien de tout cela n’est recueilli.
Statistiques de produit dans l’application : notre fournisseur de statistiques conserve les événements d’utilisation jusqu’à 7 ans et les enregistrements de session pendant 30 jours.
Copies de sauvegarde de la base de données : nous en prenons une par jour et en gardons six. Ce que nous effaçons disparaît immédiatement du système en service, mais nous ne modifions pas les sauvegardes : il peut donc subsister dans une sauvegarde plus ancienne pendant environ une semaine avant d’être écrasé.

Toutes les suppressions ci-dessus sont automatiques et exécutées selon un calendrier, sauf les deux périodes de Google Analytics : ce sont des réglages internes au produit de Google, que Google applique lui-même plutôt que notre système. Lorsque nous supprimons votre dossier, nous supprimons aussi les copies détenues par notre fournisseur de courriel et notre outil de gestion des relations clients. Les renseignements anonymisés, c’est-à-dire des dénombrements et des tendances qui ne permettent plus de vous identifier, peuvent être conservés pour nos propres recherches.

Vos droits

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez nous demander une copie de vos renseignements, leur rectification, leur suppression, la limitation de leur utilisation, ou leur transmission à vous-même ou à une autre organisation dans un format portable. Vous pouvez retirer votre permission à tout moment, et vous pouvez vous opposer aux utilisations fondées sur nos intérêts légitimes.

Écrivez à contact@groovedesk.io pour faire une demande. Nous répondrons dans le délai prévu par la loi de votre lieu de résidence, sans frais, et faire une demande ne change rien à la façon dont nous vous traitons. Nous pourrions devoir vérifier votre identité au préalable.

Si votre demande porte sur le travail dans un espace de travail, nous vous le dirons et aiderons le propriétaire de l’espace de travail à y donner suite, puisque ce contenu relève de lui.

Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont nous avons traité votre demande, vous pouvez porter plainte auprès de votre autorité de protection des données : dans l’Espace économique européen, l’autorité de contrôle de votre lieu de résidence ou de travail; au Royaume-Uni, l’Information Commissioner’s Office; au Québec, la Commission d’accès à l’information; ailleurs au Canada, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Vous pouvez aussi vous adresser aux tribunaux.

Décisions automatisées

Nous ne prenons pas à votre sujet de décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé qui produirait un effet juridique ou un effet important comparable. Les contrôles antipourriel et de parrainage peuvent signaler une inscription, et le type d’adresse courriel que vous utilisez est l’un des signaux dont nous tenons compte pour l’ordre des invitations, mais une personne examine tout ce qui touche votre accès. Les fonctions d’intelligence artificielle rédigent des ébauches que vous modifiez. Elles ne décident rien à votre sujet.

Permission par courriel

La permission par courriel est distincte du suivi sur le site Web : accepter l’un ne veut pas dire accepter l’autre. Pour cesser les mises à jour, utilisez le lien de désabonnement de n’importe quel courriel de la liste d’attente ou écrivez-nous. Nous y donnons suite rapidement et conservons une trace pour continuer à le respecter. Les courriels liés à votre compte, comme la confirmation de votre adresse ou l’avis d’un paiement, continuent après votre désabonnement des mises à jour, tout comme votre invitation de la liste d’attente.

Modifications de cet avis

Nous mettrons cet avis à jour lorsque la liste d’attente, l’application ou nos pratiques en matière de données changeront. Si une modification touche de façon importante l’utilisation de vos renseignements, nous en informerons par courriel les membres de la liste d’attente et les titulaires de compte avant son entrée en vigueur. La date indiquée en haut correspond à la version actuelle.